Proses Sertifikasi Lancar Bersama Indihome

Sebuah notifikasi email masuk, menginformasikan jadwal audit resertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001 dan sistem manajemen pangan FSSC 22000 akan dilaksanakan. Bagian penjadwalan badan sertifikasi menunggu balasan konfirmasi dari saya apakah jadwal yang ditentukan untuk audit disetujui oleh pihak perusahaan. 

Saya sebagai wakil manajemen segera berkoordinasi dengan manajemen dan tim untuk mengkoordinasikan  jadwal audit. Setelah memperoleh kesepakatan dari internal perusahaan maka saya segera mengkonfirmasi jadwal tersebut ke bagian penjadwalan badan sertifikasi. 

Sebagai informasi jika jadwal telah ditentukan, tetapi dibatalkan oleh perusahaan maka perusahaan akan dikenakan biaya audit yang telah disepakati sebelumnya. Oleh karena itu penentuan jadwal audit menjadi hal yang penting agar tidak ada biaya tambahan jika tiba-tiba jadwal audit berubah karena kesalahan dari pihak perusahaan. Lumayan lo biaya audit itu.

Setelah penentuan jadwal selesai, langkah selanjutnya adalah pengaturan jadwal untuk risk assessment. Risk assessment adalah tes kesiapan audit yang dilakukan secara daring. Hasilnya dinyatakan berupa kesimpulan bahwa perusahaan siap atau tidak untuk diaudit secara daring.

Selama pandemi, semua kegiatan audit sistem manajemen dilakukan secara daring. Mutlak diperlukan fasilitas internet tanpa batas agar proses audit dapat berlangsung dengan lancar tanpa gangguan.

Risk Assessment

Beberapa platform dapat digunakan selama proses audit yang dilakukan secara daring. Hal ini tergantung kesepakatan dan kebijakan badan sertifikasi. Platform yang dapat digunakan untuk audit adalah Zoom Bisnis, Google Meet, Microsoft Team, WhatsApp Call dan WhatsApp Videocall.

Untuk kali ini, kami sepakat untuk menggunakan Microsoft team selama proses audit berlangsung. Namun, saat di lapangan kami akan menggunakan GoogleMeet. Mengapa? Agar memudahkan saja saat audit di lapangan.

Apa saja yang dilakukan saat Risk Assessment? 

Kecakapan tim saat mengoperasikan Microsoft Team

Kecakapan yang dimaksud adalah apakah saya dan tim dapat mengoperasikan Microsoft Team. Setiap dari kami mencoba menampilkan file baik gambar maupun data. Bagaimana kerahasiaan data perusahaan? Ada peraturan dan etika auditor untuk menjaga kerahasian perusahaan.

Saya meminta bantuan bagian IT untuk menyiapkan semua piranti yang mendukung audit Risk Assessment, diantaranya laptop, kabel jaringan dan lainnya.

Percobaan mengirim dan menampilkan data juga dibatasi oleh waktu, sehingga kami membutuhkan fasilitas internet yang cepat tanpa batas yaitu IndiHome. Paket yang digunakan di perusahaan kami adalah paket 2P dengan kecepatan 20mbps.

Tes audit lapangan

Saat percobaan audit lapangan saya menggunakan Google Meet. Provider yang saya gunakan adalah kartu Hallo, salah satu produk dari Telkom Indonesia, kami menggunakan paket corporate. 

Beberapa dari tim mendapatkan fasilitas ini untuk mendukung operasional produksi. Tes ini dicoba juga hingga ke area yang sekiranya sinyal internet paling lemah. Alhamdulillah tes audit lapangan inipun berjalan lancar.

Setelah semua rangkaian tes dilakukan, maka auditor membuat laporan Risk Assessment yang selanjutnya saya periksa dan tandatangani. Tahap selanjutnya adalah audit sertifikasi.

 

 

Proses Sertifikasi Lancar Bersama IndiHome

Tiba saatnya untuk audit sertifikasi. Sebelum audit dilaksanakan opening meeting yang dilakukan secara daring. Link meeting sudah saya bagikan beberapa waktu sebelumnya sehingga opening meeting dapat dilakukan tepat waktu. Terasa sekali manfaat internet di saat semuanya dilakukan secara daring.

Agenda selanjutnya adalah audit yang dilaksanakan selama tiga hari kerja dengan dua auditor. Bisa dibayangkan bukan beberapa hari ke depan bagaimana tegangnya kami? Meladeni pertanyaan auditor, menunjukkan bukti dengan cepat melalui dokumen yang discan terlebih dahulu atau menunjukkan langsung melalui kamera laptop.

Syukurlah semuanya dapat dilakukan dengan baik. tidak ada jeda waktu saat pertukaran data maupun pengiriman data, sehingga permintaan auditor  untuk mengirimkan dokumen atau bukti pelaksanaan di lapangan sudah sesuai dengan persyaratan dapat dilakukan dengan cepat.

Proses yang menegangkan dan melelahkan akhirnya berakhir sudah. Hasil audit disampaikan auditor saat cloosing meeting. Kami diberikan waktu untuk melakukan perbaikan. Jika perbaikan yang dilkukan sesuai dengan permintaan auditor maka sertifikat dapat diberikan.

Syukurlah setelah perbaikan dilakukan sesuai dengan batas waktu yang ditentukan dan sesuai dengan permintaan auditor, maka sertifikatpun dapat diterbitkan.

Sobat Dy, percaya deh. Jika audit dilakukan secara daring pilihlah jaringan internet yang andal seperti IndiHome, Internetnya Indonesia yang digunakan oleh perusahaan kami. Proses mengunduh dan mengunggah dokumen dapat dilakukan cepat. Komunikasi dengan auditor juga dapat berjalan lancar.

 

IndiHome, Internetnya Indonesia

IndiHome, layanan fixed broadband milik PT Telkom Indonesia (Persero) telah melakukan berbagai upaya demi memberikan layanan internet ngebut. Pelanggan dapat berselancar di internet semakin cepat dan stabil karena IndiHome telah melakukan perbaikan ratio Upload dan Download (UL:DL) menjadi 1:3 sehingga membuat upload pelanggan semakin cepat, peningkatan throughput atau bandwith aktual yang terukur, dan penurunan latency.

Latency adalah waktu yang dibutuhkan  untuk mengirimkan suatu data sampai ke tujuan dan diukur dalam satuan mili second, lebih kecil angkanya, lebih baik. IndiHome juga memiliki program Higher Speed Same Price (HSSP), sehingga pelanggan setia IndiHome dapat menikmati penyesuaian kecepatan internet yang lebih tinggi tanpa adanya biaya tambahan. Wah, mantap bukan.

Penutup

Saat kesepakatan audit dilakukan secara daring, baik audit surveillance maupun resertifikasi. Pastikan selama audit berlangsung tidak ada kendala jaringan, karena hal tersebut sangat menghambat proses audit. Tim kami sudah membuktikannya beberapa kali. Proses sertifikasi lancar bersama IndiHome. Jika sobat Dy ingin tahu tahu lenih banyak tentang program IndiHome, dapat berkunjung ke IndiHome.co.id